Як правильно оформити звіт про відрядження: поради та рекомендації
Звіт з відрядження – один із важливих атрибутів роботи сучасного бізнесмена. Він дозволяє документувати всі основні моменти поїздки та сумлінно розписувати всі події, зустрічі та враження. Коректно оформлений звіт є інструментом документального підтвердження проведеної роботи, може бути використаний для розгляду питань відшкодування витрат, а також дозволяє зберегти цінну інформацію для подальшого використання.
Перед складанням звіту необхідно зібрати всесупровідні матеріали, такі як квитки, квитанції, акти виконаних робіт чи наданих послуг. Звіт має бути максимально чітким, гранично конкретним та містити докладну інформацію про кожну зустріч, візитками яких супроводжувалися матеріали.
Приділяйте особливу увагу хронологічній послідовності опису подій. Вибудовуйте свою історію від першого факту до останнього. Важливо пам'ятати, що звіт має бути зрозумілим і однозначним навіть для людини, яка не знайома з цією ситуацією і не була присутня на заході. Тому викладайте події лаконічно, але максимально точно і ясно. Разом з тим, не забувайте про особисті враження та емоції, які допоможуть створити повноцінний образ того, що сталося, і дадуть можливість оцінити всю значущість відрядження.
| Інформація про відрядження | ||
|---|---|---|
| Мета відрядження | Дата відрядження | Місто |
| Проведення переговорів | 15.07.2022 | Москва |
| Результати відрядження | Галузевий семінар | Санкт-Петербург |
| Плани на майбутнє | Пошук нових партнерів | Казань |
Що написати у звіті про відрядження?
Зміст:
Звіт про відрядження: інші відомості
- реквізити роботодавця (організації, яка направляє у службову поїздку);
- інформацію про співробітника (ПІБ, підрозділ, посада);
- відомості про поїздку (дати початку та закінчення, місце);
- ціль;
- досягнуті результати;
- підписи сторін.
Як правильно відзвітувати за відрядження?
Командований співробітник є підзвітною особою. Це означає, що після відрядження він повинен відзвітувати за витрачені кошти, надавши авансовий звіт. Відряджений також має отримати відшкодування, якщо потрібно було витратити більше. Або навпаки, повернути решту, якщо вона є.
Як документально оформити відрядження?
Щоб співробітник міг поїхати у службове відрядження, необхідно письмове розпорядження, наприклад наказ про направлення працівника у відрядження. Це обов'язковий документ навіть у випадках, коли відрядження одноденна чи організація, куди відряджається працівник, перебуває у тому місцевості.
Коли співробітник повинен звітувати про відрядження?
Строк для звіту співробітника про витрати на відрядження – три робочі дні з дня його повернення з відрядження (п. 26 положення, затв. ухвалою Уряду від 13.10.2008 № 749).
